Ympäristölautakunta
Pöytäkirja 02.07.2025/Pykälä 27

Ympla 02.07.2025 § 27  

120/00.02.04/2025  

Valmistelija Ympäristönsuojelusihteeri Juha Tervonen

 puh. 040 568 6818

 etunimi.sukunimi@luumaki.fi

Lautakunnan kokousten koollekutsumisesta, varajäsenten kutsumisesta kokouksiin ja muusta kokousmenettelystä määrätään kunnan hallintosäännössä.

Hallintosäännön mukaisesti;

133 § Toimielimen päätöksentekotavat

Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla.

Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Sähköinen kokous voidaan toteuttaa myös siten, että osa kokoukseen osallistuvista henkilöistä on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen sähköisesti videoneuvotteluyhteyden tai vastaavan avulla.

Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta tilasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä.

Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksen-tekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja

tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

134§ Sähköinen päätöksentekomenettely

Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin. Kunnanhallitus vastaa, että sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Kunnanvaltuusto on myös tehnyt päätöksen kokouksessaan 6.4.2020 §3 minkä johdosta kokous voidaan pitää kokonaisuudessaan sähköisesti etäkokouksena.

135 § Kokousaika ja -paikka

Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

136 § Kokouskutsu

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jos erityiset syyt eivät ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai       -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

137 § Sähköinen kokouskutsu

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

140 § Varajäsenen kutsuminen

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Aikaisemman käytännön mukaan ympäristölautakunnan kokoukset on

pidetty pääsääntöisesti joka kuukauden kolmantena (3.) keskiviikkona

klo 17.00 alkaen kunnantalon alakerran kokoushuoneessa (Käräjäsali).

Kokouskutsu esityslistoineen on toimitettu sähköpostilla vähintään kolme (3) päivää ennen kokousta lautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen edustajalle, kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja kunnanjohtajalle.

Kokouskutsut toimitetaan kunnan käytössä olevaan henkilökohtaiseen sähköpostiin. Esityslista on julkaistu samanaikaisesti kunnan kotisivulla. Kokouksia on voitu pitää muunakin ajankohtana ja kutsua koolle puhelimitse tai muulla henkilökohtaisella tavalla.

Ympäristölautakunnalle osoitetut lausuntopyynnöt voidaan käsitellä sähköpostitse ja lausunto antaa ennen seuraavaa kokousta, mikäli lausunto on ollut yksimielinen. Sähköisesti käsitellyt asiat (sähköinen päätöksentekomenettely) pitää kuitenkin vielä vahvistaa seuraavassa fyysisessä kokouksessa, vaikka niiden mukaiset valitusajat ym. käsittelyt ovatkin jo edenneet.

Varsinaisten kokousten sähköisesti tarkastetut pöytäkirjat vahvistetaan fyysisin allekirjoituksin myöhemmässä vaiheessa.

Esittelijä Ympäristönsuojelusihteeri Tervonen Juha

Ehdotus Ympäristölautakuntaa päättää, että

1. ympäristölautakunnan kokoukset pidetään tarvittaessa ja pääsääntöisesti kuukauden kolmantena keskiviikkona klo 17 alkaen kunnantalon alakerran kokoushuoneessa (Käräjäsali). Tarvittaessa kokous voidaan pitää kokonaisuudessaan sähköisenä tai kokoukseen voi osallistua sähköisesti.

2. kokouskutsu ja esityslista toimitetaan sähköpostilla vähintään kolme arkipäivää ennen kokousta lautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen edustajalle, kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja kunnanjohtajalle. Esityslista on julkaistu samanaikaisesti kunnan kotisivuilla. Kokouskutsut toimitetaan kunnan käytössä olevaan henkilökohtaiseen sähköpostiin.

3. Tarvittaessa kokouksia voidaan pitää muulloinkin ja kutsua koolle puhelimitse tai muulla henkilökohtaisella tavalla.

4. yksittäiset lausuntopyynnöt voidaan käsitellä sähköpostitse, mikäli lausuntoa ei normaalilla kokousmenettelyllä saada käsitellyksi asianmukaisessa järjestyksessä määräaikaan mennessä

Päätös Ehdotuksen mukaan.