Ympäristölautakunta
Pöytäkirja 07.02.2024/Pykälä 6

Ympla 07.02.2024 § 6  

15/00.02.04/2024  

Valmistelija Rakennustarkastaja Antti Tuuva

 puh. 040 770 8851

etunimi.sukunimi@luumaki.fi

Lautakunnan kokousten koollekutsumisesta, varajäsenten kutsumisesta kokouksiin ja muusta kokousmenettelystä määrätään kunnan hallintosäännössä.

Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla (130 §) tai päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti (131 §). Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin. Luumäen kunnanvaltuusto päivitti kokouksessaan 6.4.2020 § 3 hallintosäännön 12 luvun 93 §:n ja 15 luvun 130 §:n, minkä mukaan lautakunta voi pitää kokouksensa kokonaisuudessaan sähköisenä etäkokouksena (sähköinen kokous).

Luumäen kunnan hallintosäännön 132 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan.

Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtajamäärää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 133 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät

asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa

noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jos erityiset syyt eivät ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla jäsenille ja muille,

joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus.

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenne- yhteydet ovat käytettävissä (134 §).

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivulla. Esityslistan liitteitä julkaistaan

verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit (135 §).

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse

kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen

vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen

yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle (137 §).

Aikaisemman käytännön mukaan ympäristölautakunnan kokoukset on

pidetty pääsääntöisesti joka kuukauden ensimmäisenä (1.) torstaina klo

17.00 alkaen kunnantalon alakerran kokoushuoneessa.

Kokouskutsu esityslistoineen on toimitettu sähköpostilla vähintään kolme (3) päivää ennen kokousta lautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen edustajalle, kunnanhallituksen puheenjohtajalle, nuorisovaltuuston edustajalle sekä kunnanjohtajalle. Esityslista on julkaistu samanaikaisesti kunnan kotisivulla. Kokouksia on voitu pitää muunakin ajankohtana ja kutsua koolle muulla henkilökohtaisella tavalla.

Ympäristölautakunnalle osoitetut lausuntopyynnöt voidaan käsitellä sähköpostitse ja lausunto antaa ennen seuraavaa kokousta, mikäli lausunto on ollut yksimielinen. Sähköisesti käsitellyt asiat (sähköinen päätöksentekomenettely) pitää kuitenkin vielä vahvistaa seuraavassa fyysisessä kokouksessa, vaikka niiden mukaiset valitusajat ym. käsittelyt ovatkin jo edenneet. Etäyhteydellä järjestettyjen varsinaisten kokousten (sähköinen kokous) pöytäkirjat vahvistetaan fyysisin allekirjoituksin myöhemmässä vaiheessa kuten tavanomaisten lähikokoustenkin sähköisesti tarkastetut pöytäkirjat.

Esittelijä Rakennustarkastaja Tuuva Antti

Ehdotus Lautakunta päättää, että

1. ympäristölautakunnan kokoukset pidetään tarvittaessa ja pääsääntöisesti kuukauden kolmantena (3.) keskiviikkona kello 17.00 alkaen pääsääntöisesti kunnantalon alakerran kokoushuoneessa. Tarvittaessa kokoukset järjestetään etäyhteyksin (sähköinen kokous).

2. kokouskutsu esityslistoineen toimitetaan vähintään kolme (3) päivää ennen kokousta lautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen edustajalle, nuorisovaltuuston edustajalle (mikäli henkilö on nimetty ja ilmoitettu lautakunnalle), kunnanhallituksen puheenjohtajalle sekä kunnanjohtajalle. Esityslista julkaistaan samanaikaisesti kunnan verkkosivuilla.

3. kokouksia voidaan pitää muulloinkin ja kutsua koolle puhelimitse tai muulla henkilökohtaisella tavalla.

4. yksittäinen lausuntopyyntö voidaan käsitellä sähköpostitse, mikäli lausuntoa ei normaalilla kokousmenettelyllä saada käsitellyksi asianmukaisessa järjestyksessä määräaikaan mennessä.

Päätös Ehdotuksen mukaan.